Driva förening från årsmöte till årsmöte

Teambuilding, gruppkontrakt och delegationsordning

Bild: Håkan Dahlström

För att kunna bedriva ett bra styrelsearbete behöver styrelsen både känna varandra och veta vilka spelregler som finns kring det gemensamma arbetet. Med spelregler menas de regler som gäller kring kommunikation, arbetsinsatser, när en senast ska anmäla förhinder vid ett möte, hur en anmäler förhinder som uppstått i sista stund, vad som gäller om en är sen, hur långt innan referensmaterial som ska diskuteras och tas beslut om på styrelsemötet ska finnas styrelsen tillhand och så vidare.  

Ett förslag på spelregler att utgå ifrån är:

• Vi kommer i tid till möten
• Om vi inte kan närvara på ett möte säger vi till minst 24h innan
• Alla ska få rimlig tid att förbereda sig inför beslut, därför skickas handlingar ut minst 3 dagar innan mötet
• Vi behandlar varandra med respekt

Första mötet efter årsmöte

Ett tips är att låta det första mötet efter årsmötet var planerat till att pågå längre ett vanligt styrelsemöte, gärna en hel dag. Då hinner ni lära känna varandra och göra ett gruppkontrakt, samt en plan för kommande år.

Att lära känna varandra är något som ni även kommer att göra allt eftersom, om ni ser till att ni har exempelvis fikapaus på mötena eller börjar mötet med en fika. Vid första träffen är det dock viktigt att få en förståelse för varandra och varandras behov. Genom att göra en presentationsrunda med vissa frågeställningar kan ni både lära känna varandra bättre, samtidigt som ni får en grund till ett gruppkontrakt. Exempel på gruppkontrakt finns under rubriken ”Resurser”.

Frågor som är bra att gå igenom under denna presentationsrunda är:

• Namn och vad jag gör på dagarna? Det kan till exempel vara arbete eller skola, komplettera gärna med vilken skola eller vilket jobb det gäller.
• Vad jag gör på fritiden?
• Hur mycket tid tänker jag att jag vill lägga på styrelsearbetet?
• Hur ofta kan jag läsa min mejl?
• Hur vill jag helst bli kontaktad? Facebook, sms, mail och så vidare.  

Delegationsordning

Vidare är en delegationsordning något som också bör diskuteras på detta möte. En delegationsordning bestämmer vem som gör vad, vilken styrelsefunktion som vi kan förvänta oss gör en viss uppgift. Förslag till delegationsordning finns under rubriken ”Resurser”.