Introduktion till valberedningsarbete

Delegera arbetet

Det finns många anledningar till varför valberedning inte är ett solouppdrag. De främsta är valberedningsarbetet inte ska rinna ut i sanden om någonting händer eller om en person slutar sitt förtroendeuppdrag. Fler personer ökar även möjligheterna till ett större nätverk och en större blandning av kunskaper, samt en mer dynamisk syn på föreningens nuläge och behov. 

Att vara flera personer medför dock ett behov av att fördela arbetet och komma överens hur arbeta ska gå till och vilket system för dokumentation som valberedningen ska använda sig av.

Uppdragslista 

Fördelningen av arbetsuppgifter sker oftast när valberedningen har sina möten. Ett vanligt sätt för att ha översikt av vem som åtagit sig att göra vad, är att göra en uppdragslista.

En uppdragslista är ett kalkylblad med följande kolumner: 

• arbetsuppgift (det som ska genomföras)
• ansvarig person (den har huvudansvaret för att arbetsuppgiften blir gjord)
• status (ett sätt att visa hur arbetet med arbetsuppgiften går)
• deadline (det datum som valberedningen kommit överens om att arbetsuppgiften ska vara färdig till)

Två vanliga sätt att visa status är att antingen använda procent på en skala mellan 0% till 100%, eller genom en så kallad "stoppljus-modell" där rött är ej påbörjat, gult påbörjat och grönt färdigställt. 

Många valberedningar delar upp arbetet så att någon undersöker vilka individer som ställt sig till valberedningens förfogande, medan andra delar av valberedningen summerar vad föreningen har för syfte och vad den bedriver för verksamhet.

System att arbeta i

Med system syftas det på projektledningsprogram, plattformar för gemensamma dokument eller andra systematiska sätt att lagra gemensamma dokument och referensfiler. Det kommer förslag på plattformar att arbeta i senare under kursen.